衡师南岳教通[2013]2号

关于做好2013届毕业生档案归档及转递工作的通知

院属各部门：

2013届毕业生档案投递工作即将开始，为进一步规范我院2013届毕业生档案材料的整理、归档和转递工作，根据国家有关学生档案管理的规定，并结合我院的实际情况，现将相关事宜安排如下：

一、工作内容及时间安排

（一）准备阶段（5月28 —6月3日）

请各部门按归档范围清查毕业生档案材料，安排专人负责。

（二）整理要求

1．在毕业生档案材料收集完整的基础上，分类整理，以班级为单位，按学号排列，列出清单。同一系部同名同姓的毕业生归档材料要特别注明，以免误装误发（见附表2）；

2．所有档案材料应加盖公章；

（三）档案整理阶段（6月4日-6月15日）

1．归档范围：学生档案材料主要有招生录取档案、党团组织材料、在校期间的奖惩材料、学年鉴定表、毕业生成绩表、体检表、学位证书认定表、教师资格认定表、毕业生登记表、学籍异动（转入）学生档案、毕业生就业通知书等。除以前分学年已移交部分档案外，大部分是这次移送归档。

2．各部门必须在6月18日以前把本部门应归档的材料移交给档案室，并填写毕业生档案材料交接登记表，（见附件）办理好交接手续。

（四）归档阶段（6月18日—6月24日）

1．6月22日前由档案室组织分管毕业生工作的辅导员按归档材料

目录组织分装。学生档案材料装袋时，必须对学生档案材料和档案袋姓名、性别、专业、学号等认真核对，避免误装、漏装。

上述档案材料归档后，必须按归档材料目录逐项整理，按顺序放好，并在学生档案袋上注明（有这一项材料的打“√”，档案目录上没有的，且又必须归档的材料应在档案袋表格的空格栏中填上，然后打“√”）。

各系档案材料归档分装时间安排

时  间	毕业生所在系部
6月17日	经济与法律系
6月18日	中文系、新闻系
6月19日	外语系
6月20日	音乐系、美术系、体育系
6月21日	化材系、物理系、资旅系
6月24日	计算机科学系、数学系

2．各系分管毕业生工作的辅导员在规定时间内认真核对每个毕业生的档案材料是否完整，在确保档案材料整理无误后进行分装。

3.在整理归档的过程中务请确保档案材料的真实性，任何人不得抽取或添加学生的档案材料。

（三）档案核对与转递阶段（6月23-30日）：

1.档案室内部检查、核对毕业生档案。

2.档案室工作人员拟在7月1-5日投递毕业生档案。

附表：1.《衡阳师范学院毕业生归档档案材料》

       2.《毕业生档案移交清单》

院档案室

                                      2013年5月21日