衡师南岳院办通[2016] 2号

关于做好2016届毕业生档案归档及档案转递的通知

院属各部门：

2016届毕业生调档工作即将开始，为了更好地做好今年毕业生档案收集、整理、装袋和转递工作，保证毕业生和用人单位能及时调档和用档，现将今年毕业生档案管理工作的相关事项通知如下：

一、总体要求

㈠各部门要从维护和保障毕业生就业的利益出发，高度重视毕业生档案的管理工作，做到毕业生档案收集齐全、整理规范、装袋准确、转递迅速。

㈡学生档案资料收集要完整，所有档案材料要做到卷面整洁、信息无误、语言表达准确、文字规范，一律使用蓝黑或黑色的笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔、热敏笔和纯蓝颜色笔填写档案材料。

二、归档范围

学生档案材料主要有招生材料、党或团组织材料、在校期间的奖惩材料、学年鉴定表、毕业生成绩表、体检表、学位证书认定表、教师资格认定表、毕业生登记表、毕业生就业通知书等。请各相关部门把毕业生档案材料备齐，并按专业、班级、学号整理好，以便移交。

三、档案整理

学生档案材料装袋时，必须对学生档案材料和档案袋姓名、性别、专业、学号等认真核对，避免误装、漏装。

上述档案材料归档后，必须按归档材料目录逐个整理，按顺序放好，并在学生档案袋上注明（有这一项材料的打√，档案目录上没有的，且又必须归档的材料应在档案袋表格的空格栏中填上，然后打√）。

四、移送档案时间安排

    各部门必须于6月20日以前把本部门应归档的材料移交给院档案室，并填写学生档案材料交接登记表，（见附件一）办理好交接手续。6月25日前由档案室相关人员按归档材料目录组织装袋。

五、注意事项

（一）为了尽快地将毕业生档案邮寄出去，务请各部门在规定时间内将毕业生档案整理好。

（二）凡毕业生在离校前后办好欠缴学费手续和还贷手续的，请直接拿收费凭证或还贷凭证到招生就业指导办公室、学生工作办公室办理相关手续，以免影响毕业生档案的发放。

                                                                            院办档案室

                                                                               2016年6月5日

附件：学生档案材料交接登记表