衡师南岳院办通[2018] 2 号

关于做好2018届毕业生档案转递工作的通知

院属各系部：

2018届毕业生档案转递工作即将开始，为了使我校2018届毕业生档案材料的接收、整理和转递工作顺利进行，根据学生档案管理的相关规定，现将相关事宜通知如下：

一、毕业生档案归档内容、要求

（一）归档范围：毕业生档案材料主要包括新生录取材料，党、团员材料，奖惩材料，学年鉴定表，学习成绩登记表，毕业生体检表，实习鉴定表，学位证书认定通知书，教师资格认定表（或国家认定的其他从业资格认定材料），毕业生登记表，就业通知书，专升本（或转入）学生档案以及其他应归档的材料。请各相关院系于6月19日前把毕业生档案材料备齐、整理，并于6月24日前将全部档案材料移交到档案室（办公电话：8484247）。

（二）整理要求

1．在毕业生档案材料收集完整的基础上，分类整理，以班级为单位，按学号顺序排列，并填写好移交清单（见附件）。同一学院内有同名同姓的毕业生，其归档材料要特别注明，以免误装误发。

2．在毕业生档案整理及归档过程中，要确保档案材料的真实性，不得任意剔除或添加毕业生档案材料。

3.毕业生档案装袋时要进行认真检查，防止错装、漏装。装袋之后，要对每位毕业生档案材料进行全面清理，在确保档案材料无误后，需在学生档案袋的封面目录上分类统计、标记，然后与学生档案室工作人员办理书面移交手续。

4．各部门移送的所有毕业生档案材料均应加盖公章。

5．为了不影响毕业生档案的转递进程，请以学院为单位，将所有毕业生档案材料一次性移送。

二、毕业生档案移送时间安排

为了使毕业生档案能尽快寄达，请各院系严格按照规定时间到档案室进行归档。

归档时间安排如下:

6月9-10日

文科综合

6月16-17日

外语

6月23日

理科综合

6月24日

经法与城旅

三、几点说明

1．毕业生档案转递工作事关学生的就业及以后工作的诸多问题，一旦出现毕业生档案材料漏装、误装、错投或档案丢失等问题，将会严重损害毕业生个人权益。同时也对学校工作造成不良影响。因此请各相关部门高度重视，扎实做好各部门毕业生档案收集、整理、归档工作。

2.毕业生档案拟在7月1日前寄出。为使各学院提供的毕业生档案邮寄地址必须明确到省、市（县）、区、路、号，接收单位全称，具体接收部门以及电话号码。若用人单位要求毕业生档案提前转递的，需毕业生本人严格按相关规定办理手续，到院档案室直接提取。

3.请各学院告知毕业生档案的查询方式。档案寄出一个星期后，毕业生可到所在工作单位或上级主管部门（或托管单位）查实本人档案是否收到。如有疑问，可来电咨询，联系电话为：0734－8484247.

衡阳师范学院南岳学院

2018年5月14号