衡师南岳院通[2026]6号

院属各部门、各二级管理办：

为进一步规范我院2026届毕业生档案材料的接收、整理和转递工作，根据学校学生档案管理的相关规定，现将相关事宜通知如下：

一、档案归档要求

（一）归档材料范围

1.高中学籍档案与高校招生档案材料（主要有高中（或中职）毕业登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等）；

2.大学学籍档案材料（含学籍表，学籍变迁材料，如休学、退学、留级、转专业、转学、专升本、入伍、出国等材料证明）；

3.学年鉴定表；

4.毕业生登记表；

5.毕业生成绩单（含毕业论文或毕业设计成绩、实习成绩）；

6.实习鉴定表；

7.学位证书认定书；

8.奖惩材料：由学院相关部门提供的学生在校期间获得的院级以上表彰活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等审评证明材料）；由学院相关部门提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；

9.各类资格证认定表（如教师资格认定表等）；

10.党、团组织材料：团组织材料主要是入团志愿书，党组织材料主要包括入党申请书、入党志愿书、外调材料、思想汇报和转正申请书等；

11.更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等证明材料，需将个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料一同移送存档；

12.其他可供学校及社会录用人才时参考的材料（如创新创业档案材料等）。

（二）归档材料整理要求

1.归档材料应真实、完整，不得任意剔除或添加，不得错装、漏装。

2.归档材料需分类整理，以班级为单位，按学号顺序排列，并填写好《毕业生档案材料移交登记表》（附件一）。

3.归档材料在装袋前要认真检查，确保无误后加盖行政公章（本人文字材料还需由本人签名），并在学生档案袋的封面目录上分类统计，标记，不得涂改。

4.存有毕业生归档材料的相关部门将归档材料按要求整理好移交二级管理办，二级管理办审核后再将所有毕业生归档材料以管理办为单位，一次性移交档案室。

5.毕业生档案需经档室管理员随机抽查核对无误后方可进行密封。

二、档案转递安排

1.考研升学的毕业生

被高校录取为全日制研究生的，提供录取通知书或调档函。该生档案依据录取高校调档函或录取通知上有关档案转递要求转递至录取高校。

2.考公考编及录用至国有企事业单位的毕业生

提供录用单位调档函。该生档案依据录取单位调档函上有关档案转递要求转至录用单位。

3.其他灵活就业或未就业毕业生

（1）省内毕业生档案将按户籍地所在地州市（区、县）人力资源管理中心要求统一转递。户籍地以招生就业办生源地核验为依据，并与学生身份证属地及家庭地址匹配一致时，默认生源地为户籍所在地。当身份证属地、生源地和家庭住址信息不一致时需提交本人户籍所属地人力资源调档函；另今年仍有长沙市等16个市县区人力资源管理中心需开具调档函才能接收毕业生档案。以上两类毕业生由本人通过《智慧人社》APP申请调档函后交管理办填写附件三统一移交（调档函开具：可通过下载“智慧人社”APP或关注“智慧人社”微信公众号，实名注册登录进去点“服务”→“人才人事”→“档案的接收”即可申请调档函）。

（2）外省毕业生填写《2026届毕业生省外生源档案投递确认表》（附件二），可登录：中国人力资源市场网https://chrm.mohrss.gov.cn/查询并电话落实。确认表学生本人签字，管理办盖章。

4.考研及考公考编毕业生调档函由管理办统一收集，移交。若用人单位要求档案提前转递的，需毕业生持本人身份证、《调档函》、毕业证原件及复印件，到档案室按相关规定办理调档手续。

所有表格请于6月26日前将纸质表和Excel电子表一并移交档案室。

三、档案移交时间

根据学院实际工作情况，不对移交时间做固定安排。各管理办可根据自身工作和材料收集整理情况于6月22日至6月26日联系档案管理员分批整理装档。移交工作于6月30号截止。

四、档案去向查询

毕业生档案预计在7月10日左右寄出，请二级管理办务必告知学生重视自己档案的去向。查询方式：

1.档案室将采用“邮政EMS标准快递”形式寄递毕业生档案。在毕业生档案寄递后，档案室将于五个工作日后上传毕业生档案转递信息表至2026届毕业生QQ群，毕业生可根据快递单号（一年内有效）查询档案邮寄动态。

2.省外毕业生可在档案寄递一个月后根据毕业生档案转递信息表中收档单位电话联系到档情况。省内毕业生可在档案寄达二至三个月后手机登陆《智慧人社》微信公众号或下载《智慧人社》APP查询。

3.毕业生在查询档案去向时如有疑问，可通过2026届毕业生QQ群与档案管理员彭老师联系，

附件：1.湖南省内户籍地需开函的收档单位

             2.2026届毕业生档案材料移交登记表

             3.2026届毕业生档案投递确认表（省外生源）

             4.回户籍地人力资源调档函移交表

             5.考研（编）调档函移交表

             6.身份证地区代码属地与生源地不一致人员名单

             7.需开调档函名单

衡阳师范学院南岳学院党政办公室

2026年6月5日

附件1：

湖南省内户籍地需开函的收档单位

（2026.06.2）

1.长沙市人力资源公共服务中心

2.长沙市芙蓉区人力资源公共服务中心

3.长沙市雨花区人力资源公共服务中心

4.长沙市天心区人力资源和社会保障局

5.长沙市开福区就业服务中心

6.长沙县人力资源公共服务中心

7.株洲市人力资源服务中心

8.湘潭市岳塘区人才交流中心

9.岳阳市云溪区人力资源服务中心

10.邵阳市人力资源管理服务中心

11.郴州市就业服务中心

12.娄底市人力资源服务中心

13.娄底市娄星区人力资源服务中心

14.怀化市人力资源服务中心

15.常德市临澧县人力资源开发交流服务中心

16.常德市澧县人力资源开发交流服务