衡师南岳院办通[2024]1号

院属各部门：

2023年度综合档案各类载体的征收工作现已开始，请各部门按照附件一《综合档案归档范围与保管期限》的内容要求，将2023年度形成的综合档案各类载体按照归档范围与保管期限收集整理好，并在规定时间内移送校档案室。现将有关事项通知如下：

一、归档要求

（一）纸质档案类

1．各部门所移交的纸质档案材料应做到内容完整，特别是核心档案材料应收集完整；

2．所收集的纸质文件档案材料与合同档案材料原则上应是原件，特别是学院各类统计报表、学院（含各部门）对外签订的合同、教学、科研与学科建设、学生管理工作等重要文件档案应移交原件；

3．须对纸质文件材料进行系统整理，用B2铅笔编制好页码，制作目录（一式二份）。

（二）电子档案类

1.各部门移交纸质文件档案材料的同时，一并移交电子档案文件。电子档案文件须同时具有目录和正文。

（三）声像档案与实物档案类

请各部门切实加强对声像（含照片、光碟、视频）、实物等档案载体的收集力度。实物档案原则上征收获得省部级以上的奖牌、荣誉证书、奖杯、锦旗等。要求按件登记、并编制目录（含注明序号、获奖名称、获奖时间、事由、获奖等级、备注等）；声像档案材料要求按时间顺序排列，按事件分组，并编目。

二、移交时间与地点

请各部门于2024年9月30日之前按照纸质档案类、声像档案与实物档案类办理好档案移交手续。移交地点：档案室（综合教学楼303室）。

附件一：《归档范围与保管期限》

附表 1：归档文件目录

   2：纸质档案类移交表

   3：实物档案类移交表

   4：声像档案类移交表

衡阳师范学院南岳学院党政办公室

2024年4月28日