衡师南岳院办通[2024] 2 号

院属各部门、各二级管理办：

为进一步规范我院2024届毕业生档案材料的接收、整理和转递工作，根据学校学生档案管理的相关规定，现将相关事宜通知如下：

一、档案归档要求

（一）归档材料范围

1.高中学籍档案与高校招生档案材料：主要有高中（或中职）毕业登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等；

2.大学学籍档案材料（含学籍表，学籍变迁材料，如休学、退学、留级、转专业、转学、专升本、入伍、出国等材料证明）；

3.学年鉴定表；

4.毕业生登记表；

5.毕业生成绩单（含毕业论文或毕业设计成绩、实习成绩）；

6.实习鉴定表；

7.学位证书认定书；

8.奖惩材料：由学院相关部门提供的学生在校期间获得的院级以上表彰活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等审评证明材料）；由学院相关部门提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；

10.各类资格证认定表（如教师资格认定表等）；

11.党、团组织材料：团组织材料主要是入团志愿书，党组织材料主要包括入党申请书、入党志愿书、外调材料、思想汇报和转正申请书等；

12.更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等证明材料，需将个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料一同移送存档；

13.其他可供学校及社会录用人才时参考的材料（如创新创业档案材料等）。

（二）归档材料整理要求

1.归档材料应真实、完整，不得任意剔除或添加，不得错装、漏装。

2.归档材料需分类整理，以班级为单位，按学号顺序排列，并填写好《毕业生档案材料移交登记表》（附件一）。

3.归档材料在装袋前要认真检查，确保无误后加盖行政公章（本人文字材料还需由本人签名），并在学生档案袋的封面目录上分类统计，标记，不得涂改。

4.存有毕业生归档材料的相关部门将归档材料按要求整理好移交二级管理办，二级管理办审核后再将所有毕业生归档材料以管理办为单位，一次性移交档案室。

5.毕业生档案需经档室管理员随机抽查核对无误后方可进行密封。

二、档案移交时间

不对移交时间做固定安排。各管理办可根据自身工作和材料收集整理情况联系档案管理员分批装档整理。移交工作于6月28号前完成。

三、档案转递安排

1.省内毕业生档案去向根据毕业生生源地结合家庭住址一致原则按所在地州市（区、县）人力资源管理中心或教育局要求统一寄回。长沙等36个市县区人力资源管理中心需开具调档函才能接收毕业生档案，具体名单见《2024年湖南省档案转递需开调档函单位及联系信息》表（附件三）。由学生本人通过《智慧人社》APP申请调档函，开具好后交管理办统一收集填写调档函移交表（附件二）于6月24日前将纸质表、电子表交统一送档案室。

2.外省毕业生由本人联系户籍所属地档案管理部门，填写《2024届毕业生省外生源档案投递确认表》（附件四）提供准确的档案去向地址，确认表学生本人签字，管理办盖章。于6月24日前交纸质表、电子表各一份至院档案室。

3.考研考编毕业生若用人单位要求档案提前转递的，需毕业生持本人身份证、《调档函》、毕业证原件及复印件，到档案室按相关规定办理调档手续。

毕业生档案拟在7月10日前寄出。

四、档案去向查询

请二级管理办务必告知学生重视自己档案的去向。查询方式：

1.档案室将采用“邮政EMS标准快递”形式寄递毕业生档案。在毕业生档案寄递后，档案室将于五个工作日后上传毕业生档案转递信息表至2024届毕业生QQ群，毕业生可根据快递单号（一年内有效）查询档案去向。

2.省外毕业生可在档案寄递一个月后根据毕业生档案转递信息表中收档单位电话联系到档情况。省内毕业生可在档案寄达二至三个月后可手机登陆《智慧人社》微信公众号或下载《智慧人社》APP查询。

3.毕业生在查询档案去向时如有疑问，可通过2024届毕业生QQ群及时与档案管理员彭老师联系。

附件：

附件一： 2024 届毕业生档案材料移交登记表

附件二：调档函移交表

附件三：2024年湖南省档案转递需开调档函单位及联系信息

附件四：2024届毕业生档案投递确认表（省外生源）

院党政办

2024年6月12日