衡师南岳档通[2013]3号

关于2013级新生档案材料征收的通知

院属各部门：

2013级新生已经入学，根据上级有关文件精神，已录取的新生，由其本人将高中阶段档案带来交给录取学校。我院决定：凡2013级新同学，在开学报到时，应将其本人的档案材料交给所在系部，然后由所在系部一次性移送院档案室（西校区综合楼304室，电话8484247）。现将相关事项通知如下：

1.各系部务必在新生入学报到时将新生档案材料收集好，并妥善保管，以免遗失；对于这次没有及时将档案带来的新生，要求他们最迟在国庆长假结束后带来。

2.新生档案移交内容：⑴高考材料：包括高考报名表、体检表等（注意：该材料是一套完整的档案材料，可不必打开，直接移交）；⑵高中材料：主要是高中毕业生登记表，另若有素质教育材料、奖惩材料等一并移送；⑶党、团员组织材料：除党、团员组织关系证明和团员证外，其余的党团员材料一并移交。

3.新生档案材料的整理与移送：⑴各系部收集新生档案材料后，须根据教务处下发的最新的2013级学生花名册，按系、专业、班级、学号顺序、姓名逐个对新生档案进行清理；⑵各系部于9月30日之前到档案室领取新生档案袋，并把档案袋上的专业、姓名、学号等基本信息用钢笔（黑色墨水）填写好（要求字迹清楚、书写工整），然后将清理好的新生档案材料装入相应的新生档案袋中；⑶按《新生档案材料交接登记表》的格式，将学号、姓名、专业、班级等信息输入电脑，并打印

两份，连同装袋的新生档案材料于10月10日开始移交院档案室。经双方清点无误后，填写《新生档案材料交接登记表》。一份留院档案室，一份由系部保存；⑷移送新生档案材料的具体时间，请各系部与院档案室工作人员直接联系，10月底之前必须移交完毕。

4.务请各系部主管学生工作的负责人及学生辅导员对全系学生进行一次提高学生档案意识的教育。建议具体内容如下：⑴学生档案是学生本人学习、生活和工作轨迹的记录，是以后各类招聘、入伍、公务员考试等招考单位必须重点考察的内容之一。因而不能缺少相关材料，更不能遗失（若遗失，没办法补上）；⑵学生在填写自己的档案材料时，态度要端正，书写要工整，字迹要清楚，不能用铅笔、圆珠笔等填写；一律使用黑色钢笔或签字笔填写；⑶学生毕业时,所填写的档案去向地址要准确、详细。

5.如有疑点，请与院档案室联系。

附件: 新生档案材料交接登记表

院档案室

2013年9月12日