衡师南岳院办通[2015]2号

关于开展2014年档案管理工作考核评比的通知

院属各部门：

为了科学规范档案管理工作，进一步增强全院教职工的档案管理意识，按照档案管理要求，各部门根据自己部门工作性质、任务和要求，将全年所做的工作进行认真回顾、清理和归类，建立符合工作规范要求的档案材料。学院将对各部门的档案管理工作进行考核评比，考核成绩突出的单位予以表彰奖励，反之，则予以内部通报批评。现就考核评比有关事项通知如下：

一、组织领导

学院成立由院长、书记任组长，其他院领导和正、副科主任为成员的考核评比小组。分管领导具体指导自己分管部门的建档工作，并提出具体考核要求和细则。

二、考核评比部门

具有档案资料整理、立卷、归档任务的院党政办公室、教学办、学工办、团委和招生就业办五个部门。

三、考核评比等级

考核评比分优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据学院档案工作考核评分标准，90分以上（含90分）为优秀；75分以上（含75分）为

良好；60分以上（含60分）为合格；60分以下为不合格。考核评为不合格的部门除内部通报批评外要限期整改。

四、考核评比程序

1、各部门根据自己部门工作性质、任务、要求整理档案，在分管院领导指导下先开展自查自评，打出自评分并写出自查自评报告。

2、院考核评比小组对各部门管理文档进行现场考核评分。

3、院考核评比小组集体研究，确定各部门档案管理考评等级，评出优秀单位。

五、时间安排

1月28日前各部门按要求整理、归类、建档，并交自评报告于办公室。

1月29日上午考核评比小组现场考评各部门档案管理工作。

1月29日下午考核评比小组确定考评结果。

附：衡阳师范学院南岳学院部门档案管理考核评分标准

衡阳师范学院南岳学院

                                             2015年1月13日

附件：

衡阳师范学院南岳学院部门档案管理考核评分标准

一、建档意识（20分）

1、部门领导高度重视建档工作，部门成员有建档意识。部门工作档案能根据工作性质、任务、目标要求，思路清晰、体系完备。（10分）

2、为了工作建档，利用档案推进工作。积累工作文档，为了总结过去工作，反思、预见后续的工作。（5分）

3、阶段性工作完成后能自觉建档，有建档意识，档案实行了集中统一管理，有专人负责。（5分）

二、档案收集（33分）

1、能够积极收集，认真整理应归类的档案资料。(10分)

2、归档的文件材料齐全、完整、有效、清晰，签字盖章手续完备。        （10分）

3、档案载体和书写材料符合档案保护和装订的要求；使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合耐久性要求的书写材料（使用非耐久性书写材料酌情扣分），书写材料工整、规范、纸张质量符合要求。（5分）

4、归档材料中有电子文件的，应当与相对应的纸质文件一并存档；属于非光盘形式的电子文件，应当转换成光盘储存形式的电子文件。（5分）

5、所有材料，如有复印件均需加盖红章(没盖红章的每份材料酌情扣分) 。（3分）

三、档案的整理（37分）

1、各类工作文档单独立卷（将两个不同类的登记档案放入一个档案盒内保存不计分）；登记档案依次分为卷、类、件、份。（4分）

2、每类材料中的各件材料按时间顺序排列，大型活动材料做到有文字通知、有过程、有结果、有工作总结。（10分）

3、登记档案按照便于查找的原则，分别编写总目录、卷目录、类目录、件目录。（4分）

4、每卷材料的卷目录附有封面，封面内容应包括案卷号、事证号、单位名称，举办单位和设立时间等。（4分）

5、立卷归档文件完善、准确，符合质量要求，交接手续齐全。（5分）

6、组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求。（10分）

①遵守文件材料形成规律，保持卷内文件材料的相互联系。

②卷内文件排列有序，并按要求编号。

③卷内文件目录，备考表填写规范。

④卷内文件材料整理规范，无金属物装订。

四、档案保管（10分）

1、部门工作文档存放规范，有固定的地方，不随意摆放。（3分）

2、已立卷文档，卷内页面无涂改、污损、毁坏现象。（3分）

3、部门人员业务熟悉，调卷迅速、准确，知晓文档的用途。(4分)