衡师南岳院办通[2024]4号

院属各学院：

学生档案是学生本人学习和生活轨迹的记录，是人事档案的重要组成部分,也是学生将来参加公务员考试、各类招聘活动以及入伍时招考单位重点审查的内容之一。为做好2024级新生档案材料的审核整理和归档工作，现就有关事项通知如下：

一、归档内容

1.高考材料：包括高考报名表、体检表和高考志愿填报表；

2.高中材料：包括高中毕业生登记表（必备材料），素质教育材料、奖惩材料等；

3.团员组织材料：入团志愿书（团员组织关系移送院团委。团员证交学生本人保管）；

4.新生入学体检表。

二、整理与移交

1.各学院收集新生档案材料后，根据2024年新生花名册，按专业、班级、学号依次逐个对新生档案进行整理。

2.档案袋上的姓名、性别、专业、学号、入学时间等基本信息用钢笔（黑色墨水）填写完整，毕业时间不填。然后将整理好的新生档案材料一档一袋装入学生档案袋（无需密封）。

3.各学院应将整理好的学生档案装入《学生档案材料密封袋》按班级装袋（无需密封）移交档案室（西校区综合楼305室，联系电话：13786490316）。入库前，由档案馆工作人员对学生档案进行抽查，无误后现场密封。如抽查不符合要求，该学院的学生档案将被全部退回重新整理。

4.各学院须一次性移送新生档案，并严格按照下表规定时间移交到档案室。

三、注意事项

1.高度重视。档案工作无小事。各学院必须专人负责，按照《附件一》材料目录进行认真整理，做到不漏装、不错装、不遗失。

2.规范填写。严格按要求准确填写相关信息。学生填写档案袋相关信息时，态度要端正，书写要工整，字迹要清楚，一律用黑色墨水笔填写。

3.集体移交。为确保档案材料无遗失，各管理办新生档案材料须在10月31日以前实行一次性移交。档案室不接收学生个人送交档案材料。

4.及时补交。对未交或缺、漏档案材料者，下发附件三《学生档案审核告知承诺书》。督促学生按时补交材料。

附件：1. 2024级新生档案材料登记表

            2. 2024级新生档案移交登记表

            3.学生档案审核告知承诺书

衡阳师范学院南岳学院党政办公室

2024年9月6日