衡师南岳院办通[2024]5号

院属各部门：

学生档案是学生本人学习和生活轨迹的记录，是人事档案的重要组成部分,也是学生将来参加公务员考试、各类招聘活动以及入伍时招考单位重点审查的内容之一。为做好2024年专升本学生档案材料的审核整理和归档工作，现就有关事项通知如下：

一、归档内容

1.高中及高考档案材料；

2.专科学习档案材料；

3.党、团组织材料；

4.新生入学体检表。

二、整理与移交

1.整理。各管理办收集学生档案材料后，根据2024年专升本花名册，按专业、班级、学号、姓名依次逐个对档案进行整理。

2.装袋。10月10日到档案室领取学生档案袋，并把档案袋上的姓名、性别、专业、学号等基本信息用钢笔（黑色墨水），材料目录份数用铅笔填写好（要求字迹清楚、书写工整），然后将整理好的新生档案材料一档一袋装入学生档案袋（无需密封）。

3.移交。各管理办按《 2024年专升本学生档案名单》、《 2024年专升本档案移交汇总表》的格式，填写信息（一式二份，档案室、管理办各一份），连同档案材料，统一移交院档案室（综合楼303室，联系：电话13786490316）。入库前，由档案室对学生档案进行抽查。抽查不符合要求，该管理办学生档案全部退回重新整理。

三、注意事项

1.高度重视。档案工作无小事。各管理办必须专人负责，按照档案材料目录顺序进行认真整理，做到不漏装、不错装、不遗失。

2.规范填写。严格按要求准确填写相关信息。学生填写档案袋相关信息时，态度要端正，书写要工整，字迹要清楚。

3.集体移交。为确保档案材料无遗失，各管理办新生档案材料必须在11月2日以前实行一次性移交。档案室不接收学生个人送交档案材料。

4.及时补交。对未交或缺、漏档案材料者，下发《学生档案审核告知承诺书》。督促学生按时补交材料。

附件：

1.2024年专升本学生档案名单

2.2024年专升本档案移交汇总表

3.学生档案审核告知承诺书

衡阳师范学院南岳学院党政办公室

2024年10月9日